Je bent alleen in Europa actief?
Als je actief bent in Europa en je levert aan Europese klanten, dan is het vrijwel altijd de klant die de btw moet betalen in zijn eigen land. Je mag dan een factuur opmaken waarop je vermeldt: “btw verlegd”. Zo kun je je verantwoorden tegenover de btw-administratie. Het is daarbij wel belangrijk dat je klant een geldig btw-nummer heeft. Meestal zal dat je niet veel problemen opleveren, maar in sommige landen is men nogal karig met informatie over btw-nummers. Opletten, dus!
Als je goederen levert, is nog iets waar je op moet letten: je moet dan kunnen bewijzen dat de goederen België werkelijk verlaten hebben. Voor een transportfirma zal dat geen probleem zijn. Maar in veel andere gevallen is het al wat moeilijker. Het probleem is dat er sinds de eenmaking van Europa geen of amper grenscontroles zijn. Vroeger kreeg je een bewijs van de douane, maar nu niet meer. In veel gevallen is het een kwestie van zoveel mogelijk “bewijsmateriaal” te verzamelen om voor te leggen aan de btw-administratie. Dat kunnen zijn:
- bevestigingsmails van de klant
- digitale tracking van een pakket
- facturen van postbedrijven
UITZONDERING!
Wetten zouden geen wetten zijn zonder uitzonderingen. Zo zit de regelgeving iets anders in elkaar als we spreken over werken aan onroerende goederen. Als je klant zelf btw-plichtig is, kun je in sommige landen de verplichting overdragen aan je klant. In alle andere gevallen moet jij zelf je bedrijf registreren en een boekhouding voeren.
Concreet: als in dat land de verplichting niet kan overgedragen worden of als de klant een particulier is. Ook al gaat het om een eenmalige opdracht en werk je nadien nooit meer in dat land, toch moet je je onderneming er registreren en tenminste voor dat jaar een boekhouding voeren.
Je bent buiten Europa actief?
Je zou verwachten dat het in die situatie moeilijker is dan alleen in Europa. Maar vreemd genoeg is dit niet waar. Iets dat Europa verlaat, passeert wél een douane, wat bewijsmateriaal voorleggen gemakkelijker maakt. Hier lees je trouwens welke documenten je nodig hebt voor de douane. Het probleem is dat we in Europa 20 jaar na de eenmaking nog altijd in een “overgangsperiode” zitten. Daardoor past elk land nog altijd de eigen wetten en regels toe, maar is er amper zicht op wat er beweegt van het ene naar het andere land.
Als je exporteert of diensten levert buiten de Europese Unie, hoef je geen btw aan te rekenen, noch ze te betalen. Bij goederen is opnieuw de voorwaarde dat het goed de EU effectief verlaat. Maar dankzij een douanecontrole is dat gemakkelijk te bewijzen. Mocht het zijn dat jouw klant instaat voor het transport en daardoor voor het bewijs, dan kan het interessant zijn om toch btw aan te rekenen en die terug te storten nadat je het bewijs ontvangen hebt. Het is namelijk heel lastig als je moet aantonen aan de btw-administratie dat je iets buiten de EU verkocht hebt, maar geen bewijsmateriaal hebt.
In die situatie zet je op de factuur: “Vrijgesteld van btw, overeenkomstig art. 39 WBTW”
Bij importeren zul je een factuur zonder btw ontvangen, maar je moet btw betalen bij inklaring van de goederen. Maar die is volledig aftrekbaar en kan dus gerecupereerd worden via de btw-aangifte. Meestal doet de douane-expediteur de praktische follow-up, inclusief het voorschieten van de btw, zodat jij als ondernemer niet in de problemen komt.
Laatst gepubliceerd op: 23-10-2016