Belangrijke documenten horen thuis in een goed archiveringssysteem. Niet alleen omdat je overzicht wil bewaren. Je bent ook wettelijk verplicht om officiële documenten een tijd lang te bewaren. Bang om te worden opgezadeld met een papierberg? Er bestaan allerlei manieren om die te minimaliseren. Digitalisering, bijvoorbeeld. Zo bewaar je steeds het overzicht zonder dat je met honderden kaften en ringmappen blijft zitten. Dé tool bij uitstek hiervoor is Doccle, waarin je al je belangrijke documenten verwerkt en beheert.

Of je je administratie nu digitaal of manueel beheert: een goede structuur is noodzakelijk. Hieronder ontdek je in welke categorieën je je administratie het best indeelt.

Aankoopfacturen? Gevraagde offertes? Of eventueel andere documenten? Verwerk in een digitale of fysieke map alle aankoopdocumenten en gemaakte kosten.

• Aankopen van handelsgoederen
• Onkosten van gebouwen
• Algemene administratieve kosten
• Personeelskosten
• Representatiekosten
• Machines, materieel en bedrijfsvoertuigen
• Taksen en verzekeringen
• Onderhouds- en herstellingskosten
• Brandstoffen
• Betalingsberichten voor bijvoorbeeld sociale bijdragen

Zit je met een berg parking- en restauranttickets? Kleef ze op een papier, per kostentype en per maand zodat je een mooi overzicht krijgt. Voeg eventueel de Visa-afrekening toe.

Verkoopsdocumenten sorteer je best op datum. Wanneer je een factuur opmaakt, krijgt die een datum en een volgnummer. Dus heb je de regels gevolgd bij het opstellen van facturen, lopen factuurdata en -nummers mooi synchroon.

Baat je een fysieke zaak uit en gebruik je betaalterminals? Met de meegeleverde software heb je steeds een handig overzicht binnen handbereik. Van ál je transacties.

Ook de stapel bankdocumenten kan hoog oplopen. Bij KBC Brussels geniet je de voordelen van een vereenvoudigde administratie. In KBC Brussels-Online for Business kun je zelfs gedetailleerde informatie opvragen over de verrichtingen van de voorbije 10 jaar. Dit van al je rekeningen, met onderscheid tussen privé en professionele verrichtingen.

Op basis van bepaalde selectiecriteria giet je in enkele stappen je transacties in een rapport. Nog beter: koppel je boekhoudpakket aan deze tool, en je geraakt nog sneller wijs uit je administratie. Wist je dat je al deze rekeninginformatie ook makkelijk op mobiele apparaten kunt beheren? Handig!

• Kopie van de aangifte die de start van je zelfstandig beroep vermeldt
• Bevestiging van je btw-activatie
• Briefwisseling met de btw-administratie
• Je ingediende btw-aangiften en btw-listings
• Het aan- en verkoopdagboek en het dagontvangstenboek
• Rekeninguittreksels van de btw-administratie

Eerst en vooral: sorteer je belastingsdocumenten per kalenderjaar. Heb je een vennootschap? Maak dan een onderscheid tussen je persoonlijke aangifte en je vennootschapsaangifte. Voeg altijd onderstaande documenten toe aan je digitale of fysieke map ‘belastingen’.

• Kopie van de aangifte en van de bijlagen
• Berekeningen van je belastingsconsulent
• Aanslagbiljet met het berekeningsblad
• Bewijzen van voorafbetalinegn
• Attesten die jaarlijks werden geleverd door:   
  • Sociaalverzekeringsfonds voor zelfstandigen
  • Je bank (betaalde interesten en kapitaalaflossingen)
  • Je verzekeringsmaatschappij (betaalde premies, levensverzekeringen en pensioensparen)
  • Kinderopvangcentra indien relevant
  • Maatschappij openbaar vervoer indien van toepassing
• Loonfiches van jou, de mandataris en je werknemers: inclusief diegenen met een vervangingsinkomen
• Strookjes van het verlofgeld
• Attesten van eventuele giften
• Aanslagbiljetten van de onroerende voorheffing (grondlasten)
• Overzicht ontvangen huur + identiteit van de huurder
• Wettelijke documenten van je vennootschap

Werk je met vast personeel of seizoensarbeiders? Houd dan volgende documenten bij:

• Aansluitingsdocument als werkgever
• Contracten personeelsregister/aanwezigheidsregister
• Arbeidsreglement
• Briefwisseling met het sociaal secretariaat

Aankoopaktes, vergunningen of aflossingstabellen? Documenten van je bedrijfsverzekering? Bundel ze allemaal, en maak een onderscheid tussen contracten, leningen, verzekeringen en milieudocumenten.

• Aankoop- en hypotheekakten
• Verkoop- en huurovereenkomsten
• Overnamecontracten
• Vergunningen
• Diploma’s
• Inschrijvingsnummer in het KBO

• Aktes van leningen en/of financieringen
• Kopie van gegeven of ontvangen borgstellingen
• Briefwisseling met de financieringsmaatschappij
• Aflossingstabellen

Tip: klasseer de jaarlijkse attesten onder de categorie ‘fiscale aangiften’.

Tip: je hoeft enkel documenten van de meest recente polissen te bewaren:

• Brandverzekering
• Bedrijfspolis
• Autoverzekering
• Levensverzekering
• Familiepolis
• Pensioensparen (VAPZ)
• Sectorspecifieke verzekeringen

Het merendeel van de ondernemingen wordt geconfronteerd met een resem wettelijke verplichtingen voor het milieu. Dus bewaar zeker volgende formulieren:

• Aangifte van de gebruikte verpakkingen
• Aangifte voor de grondwaterwinning en oppervlaktewaterverontreiniging
• Jaarverslag van de milieucoördinator
• Keuringsattesten
• Melding van de geproduceerde bedrijfsafvalstoffen
• Milieuvergunningen
• Verslagen van emissiemetingen en tankcontroles
• Verslagen van oriënterend bodemonderzoek

Vind je het moeilijk een volledig overzicht te hebben van je bedrijfsadministratie? Je staat er nooit alleen voor. KBC Brussels reikt je een waaier van tools aan die je administratie op orde zetten. Voor meer informatie kun je steeds terecht bij je KBC Brussels-bankkantoor.